L'IA voit-elle les documents auxquels je n'ai pas accès ?

Microsoft écrit que l'accès est « scoped by user permissions », c'est-à-dire limité par les droits de chaque utilisateur. Cela ne dispense pas de vérifier les partages de vos dossiers, car un document trop largement partagé reste accessible à ceux qui y ont droit.

Mes documents servent-ils à entraîner les modèles ?

Pour Gemini, la page d'aide lue dit que l'activité conservée peut servir à entraîner les modèles si « Keep Activity » est activé. Pour Microsoft, la page lue renvoie à une protection des données d'entreprise, sans détail d'entraînement. Les conditions de votre contrat restent la référence.

Faut-il une licence pour chercher dans ses documents avec Copilot ?

Oui pour la recherche dans les données de l'organisation. Selon la page Microsoft, la formule Copilot Chat (Basic) n'a accès qu'aux contenus qu'on lui fournit dans la requête, et la formule Premium interroge automatiquement Microsoft Graph.

Chercher dans ses documents avec l'IA : outils et droits

Chercher dans ses propres documents avec l'IA n'est pas la même chose que poser une question au web. L'outil doit connaître les fichiers, les messages et les dossiers, et il doit respecter qui a le droit de voir quoi. Trois offres (Microsoft 365 Copilot, Google Gemini et NotebookLM, nommé « Gemini Notebook » dans son aide) ont des fonctions et des règles différentes. Cette page dit ce que chacune écrit dans ses pages d'aide lues le 15/11/2026.

Microsoft 365 Copilot

La documentation Microsoft distingue trois niveaux, selon la formule.

Copilot Chat (Basic) répond à partir du web. Il ne peut pas utiliser les données de l'organisation via Microsoft Graph : il faut joindre le fichier à la requête, travailler sur un contenu ouvert dans Outlook ou Teams, ou utiliser un agent payant qui y accède.
Microsoft 365 Copilot (Premium) utilise le web et les données de l'organisation, « automatic via Microsoft Graph and Work IQ ». La page cite les e-mails, fichiers, réunions, calendriers et équipes.
Copilot Search est présentée comme une recherche unifiée sur les applications Microsoft 365 et sur des sources non Microsoft connectées. Elle s'appuie sur une indexation sémantique des données Microsoft Graph.

Sur les droits, la page indique que l'accès est « scoped by user permissions (security and compliance enforced) ». Autrement dit, la réponse ne doit contenir que ce que l'utilisateur peut déjà ouvrir. Elle ajoute que la protection des données d'entreprise (« Enterprise Data Protection ») s'applique aux invites et réponses des comptes professionnels.

Dans les formules Premium, Microsoft propose aussi une découverte restreinte des contenus SharePoint, qui limite leur apparition dans les résultats pendant une revue. Ce point n'est pas un réglage automatique : il faut l'activer et l'administrer.

Google Gemini

La page d'aide de Google sur Gemini décrit les applications connectées : Gemini peut accéder à « Info and content from your Connected Apps (like emails, files, events, photos, and videos) ». Trois points comptent pour une recherche dans des documents :

l'activité est conservée si « Keep Activity » est activé, et elle peut servir à améliorer les services, « including training generative AI models » ;
si ce réglage est désactivé, les services Google Workspace comme Drive ou Gmail ne sont plus disponibles dans Gemini, selon la page ;
supprimer une donnée dans Gemini ne supprime pas celle qui est reçue d'une autre application.

La page précise aussi que les comptes professionnels ou scolaires peuvent être soumis à des conditions de traitement différentes. Pour un cabinet ou une entreprise, c'est donc le compte professionnel et son contrat qui comptent, pas la page grand public.

NotebookLM, appelé Gemini Notebook

L'aide Google présente l'outil sous le nom « Gemini Notebook ». Les titres lus laissent voir des rubriques utiles : « Ajouter ou découvrir de nouvelles sources pour votre notebook », « Utiliser et gérer des applications connectées dans Gemini Notebook », « Gérer vos limites d'utilisation » et « Confidentialité et Conditions d'utilisation ». Le contenu de ces articles n'a pas été lu : cette page ne dit donc ni le nombre de sources acceptées, ni les formats, ni la règle de conservation. À vérifier dans l'article avant usage.

Les droits : le vrai point de vigilance

Une recherche dans les documents hérite des droits. Si un dossier est partagé à toute l'équipe, l'outil le trouvera pour toute l'équipe, et une réponse peut reprendre un contenu que personne n'avait vraiment vocation à lire. Avant de brancher un outil, vérifiez :

qui a accès à chaque dossier, y compris les partages par lien ;
les dossiers RH, comptables et juridiques, qui doivent être exclus ou isolés ;
les réglages d'historique et de conservation de l'outil ;
la formule utilisée : une licence n'est pas la même qu'une version gratuite.

Pour les mécanismes techniques de contrôle d'accès dans un système RAG, voir RAG et droits d'accès.

Quel outil pour quel usage

Pour un salarié qui travaille déjà dans Outlook, Teams et SharePoint, la recherche de Microsoft 365 est la plus proche du quotidien, à condition d'avoir la bonne licence. Pour une équipe qui vit dans Google Drive et Gmail, Gemini est le point d'entrée, avec le réglage « Keep Activity » à examiner avant tout branchement. Pour un corpus fixe de quelques documents à interroger seul, NotebookLM peut suffire, sous réserve de lire ses conditions.

Pour la confidentialité des requêtes en général, voir Confidentialité des moteurs de recherche IA.